在宏基城通（集團(tuán)）公司2016年辦公室和人力資源
負(fù)責(zé)人座談會(huì)上的交流發(fā)言材料
姜玉亮
（2016年9月20日）
各位遠(yuǎn)道而來的同仁們,下午好：今天，我們把各位請(qǐng)到北京來，開這樣一個(gè)座談會(huì)（可以說大家是百忙之中、有的是身兼數(shù)職、是多面手，來參加這次座談會(huì)），實(shí)質(zhì)性內(nèi)容就是如何做好辦公室和人力資源這項(xiàng)工作，想聽一聽大家的想法、看法，交流各自工作中的亮點(diǎn)、好的做法，還存在那些不足以及對(duì)總公司辦公室和人力資源方面的工作有那些具體要求，這就是我們這次座談會(huì)的中心議題。
上午，聽取了各單位的交流發(fā)言，還是不錯(cuò)的，發(fā)言很熱烈，討論能夠切入主題，各抒己見，實(shí)事求是地提出了工作中存在的問題、不足和缺項(xiàng)，并就如何規(guī)范和加強(qiáng)辦公室及人力資源這兩項(xiàng)工作提出了意見和建議。按照《通知》的要求，材料準(zhǔn)備也很充分，達(dá)到了座談會(huì)的整體要求。
按照這次座談會(huì)的安排，由我和大家一起學(xué)習(xí)討論辦公室及人力資源工作具體的一些實(shí)務(wù)[我對(duì)這一塊工作也是才接觸，原來在徐礦集團(tuán)多少接觸到一點(diǎn)，但很不，在座的各位在辦公室和人力資源崗位工作多年，工作上積累了不少經(jīng)驗(yàn)，在這里我們一起交流。我感覺讓我來講這一塊有點(diǎn)班門弄斧，說得不正確、不合理的地方請(qǐng)?jiān)谧母魑慌u(píng)指正]。我主要講以下四個(gè)方面：
**方面：如何做好辦公室和人力資源這兩項(xiàng)工作。
辦公室和人力資源是一個(gè)綜合性較強(qiáng)的部門，起到承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的紐帶作用，可以說工作千頭萬緒、紛繁復(fù)雜。因此辦公室、人力資源的工作水平和質(zhì)量直接影響整個(gè)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作開展。而辦公室主任、人力資源部部長作為負(fù)責(zé)人對(duì)各項(xiàng)工作的開展起著關(guān)鍵性的作用。那么如何做好辦公室和人力資源這兩項(xiàng)工作，我認(rèn)為應(yīng)該要做到以下三點(diǎn):
一、牢固樹立辦公室、人力資源部就是服務(wù)部、負(fù)責(zé)人就是服務(wù)員這樣一種觀點(diǎn)。實(shí)質(zhì)性講，我們辦公室的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層服務(wù)，人力資源的工作就是為職工服務(wù)。辦公室的工作可以說是事無巨細(xì)（“巨”到什么成度：很多重要文件辦公室要去起草、公司重大的會(huì)議要去安排、公司的信息平臺(tái)要去維護(hù)等等；“細(xì)”到什么成度：客人的接待、行程的安排，甚至是訂張飛機(jī)票、火車票，辦公室的工作人員都要用心地去完成），如果哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，就會(huì)牽一發(fā)而動(dòng)全身，影響全局的工作。比如：編發(fā)信息、傳閱文件、呈辦文件、擬草公文等等，這些看起來都是小事，但件件事關(guān)系全局，耽誤了就是大事，就會(huì)影響工作 [我們公司曾經(jīng)發(fā)生過文件未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批就下發(fā)，雖然采取了補(bǔ)救措施但還是形成了一定的負(fù)面影響，這都是不按程序和工作不細(xì)心造成的]。所以，我們的機(jī)關(guān)部室要做好服務(wù)工作，我們的負(fù)責(zé)人要當(dāng)好服務(wù)員，要讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、基層滿意、職工滿意。我們的工作并不是什么高、尖、端領(lǐng)域，但要有高度的責(zé)任心和使命感。辦公室和人力資源工作，**保持高度負(fù)責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，認(rèn)真對(duì)待和切實(shí)抓好每一項(xiàng)工作。
二、工作要有誠有意，也就是我們平時(shí)常說常用的誠意。對(duì)外要熱誠，對(duì)來單位辦事的人要熱情接待、禮貌待人、文明辦事，杜絕“門難進(jìn)、臉難看，話難聽、事難辦”的現(xiàn)象，創(chuàng)建文明服務(wù)窗口，提升公司整體形象。對(duì)內(nèi)要真誠，大家在一起共事相處 ,也是一種難得的緣分，要互相關(guān)心,互相尊重。辦公室和人力資源的工作性質(zhì)決定著接觸外圍環(huán)境比效復(fù)雜，接觸到的人也比交多，要處理好其中的一些關(guān)系。[我們現(xiàn)在的公司負(fù)債經(jīng)營比效突出，上門催款要錢的比效多，這就出現(xiàn)了矛盾，要與給的矛盾。在資金困難的情況下，我們?nèi)绾翁幚磉@些問題，人來了我們要去接待，欠債還錢天經(jīng)地義的事，沒有錢我們要有話、有茶、有解釋?？刹荒鼙芏灰?，一推了之，這是不文明的做法]。所以，我們要多聯(lián)系、多商量、多協(xié)調(diào)、多溝通，堅(jiān)持以誠待人、以理服人、以情感人。
三、工作要有緊迫感。要有強(qiáng)烈的時(shí)效觀念和求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍。立說立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時(shí)按量、保質(zhì)保效完成各項(xiàng)任務(wù)。要注重探索和把握辦公室及人力資源工作的特點(diǎn)和規(guī)律，形成辦事有效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。這一塊，我要多講幾點(diǎn)：
（一）、我們現(xiàn)在處在高信息時(shí)代，溝通和聯(lián)系已不成什么問題，有手機(jī)、電話、微信、QQ等，溝通很方便，一定要保持信息暢通。
(二）、要有時(shí)效觀念，在座的都是做辦公室或人力資源工作的，上傳下達(dá)。對(duì)總公司下發(fā)的文件、通知、批復(fù)、新聞稿件、合同、協(xié)議、相關(guān)文書等要及時(shí)批轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)。收到相關(guān)文書后要及時(shí)回復(fù)總公司：已收到！
（三）、需要回復(fù)和上報(bào)總公司的相關(guān)資料、數(shù)據(jù)、報(bào)表要嚴(yán)格按照總公司的時(shí)間要求、質(zhì)量要求及時(shí)上報(bào)總公司。涉及到相關(guān)部門上報(bào)的，辦公室要及時(shí)督促相關(guān)部門按時(shí)上報(bào)。[辦公室上傳下達(dá)工作大部分單位做得還是不錯(cuò)的，比如：忻州公司、呂梁公司；但有些單位做得是不到位的，時(shí)間觀念不強(qiáng)，這里就不點(diǎn)名了?？偣鞠逻_(dá)通知要求上報(bào)的資料，總有那么一二家不能及時(shí)上報(bào)，影響和耽誤公司的匯總。原因和理由都很充分：工作忙、事情多、領(lǐng)導(dǎo)還沒有過目、月底還沒有結(jié)賬等等，有的很誠實(shí)也很干脆：忘記弄了。每個(gè)月的工程報(bào)表要求是5號(hào)前上報(bào)，都有那么一二家每月都會(huì)遲報(bào)]。從現(xiàn)在開始，從總公司開始，嚴(yán)格加強(qiáng)考核，回去你們傳達(dá)一下，只要被發(fā)現(xiàn)不按時(shí)上報(bào)資料的，年度內(nèi)發(fā)現(xiàn)一次，網(wǎng)上通報(bào)批評(píng)；發(fā)現(xiàn)二次罰辦公室和經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人每人100元；發(fā)現(xiàn)三次罰公司主要負(fù)責(zé)人及辦公室和經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人500元，罰款直接現(xiàn)金交單位財(cái)務(wù)部門并報(bào)總公司核查。
**方面：人力資源和社會(huì)保障方面的工作。
我們公司目前**的短板有二塊：一是資金不足，二是人員緊張，所以我們現(xiàn)在能很明顯地看到一人多崗，身兼數(shù)職。今天來參加座談會(huì)的有不少是關(guān)鍵性人物[前幾天還有人向我請(qǐng)假，事務(wù)多走不開]，既做財(cái)務(wù)又做辦公室又做人力資源，身兼數(shù)職可以說是個(gè)多面手。人的精力是有限的，人員一時(shí)緊張，我們可以頂一頂、替一替就過去啦，長時(shí)間緊張就會(huì)影響到整體的工作，這就涉及到人力資源優(yōu)化配置問題。我們現(xiàn)在人力資源部的工作基本上都是兼職的，可能都沒有設(shè)立人力資源這樣的部門，都是由辦公室來代管的。實(shí)質(zhì)上說，人力資源是比較系統(tǒng)和的一個(gè)職能機(jī)構(gòu)，對(duì)口**的上級(jí)是國家人力資源和社會(huì)保障部，具有很強(qiáng)的政策性、性、連續(xù)性和普遍性，涉及到千家萬戶和每個(gè)人的貼身利益。所以我們要高度重視人力資源和社會(huì)保障這項(xiàng)工作。就我們公司目前的實(shí)際情況，需要做好以下五個(gè)方面的工作：
（一）、招聘好、選擇好公司所需人才，用其才干，盡其才能。
（二）、提高管理人員領(lǐng)導(dǎo)能力，充分發(fā)揮各單位、各部門現(xiàn)有人才優(yōu)勢(shì)。
（三）、向公司通報(bào)企業(yè)員工狀況，做好員工信息和人才信息電子檔案庫，需要什么樣的人才我們就可以從員工信息和人才信息電子檔案庫中去查找。[這一次在座的各位把員工信息登記表帶過來了，相關(guān)證書也進(jìn)行了復(fù)印，我們準(zhǔn)備把它整理成總公司的人員信息電子檔案。另外，各單位提供的**的通訊錄，我們也要統(tǒng)一排版印刷好發(fā)下去]。
（四）、員工隊(duì)伍的評(píng)估和培養(yǎng)，要多次舉辦培訓(xùn)班、學(xué)習(xí)班、研討會(huì)、座談會(huì)，培養(yǎng)員工的愛崗敬業(yè)精神，提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水準(zhǔn)。也要摸清單位員工的工作技能情況以及他們?cè)谀壳肮ぷ鲘徫簧系膭偃吻闆r。
（五）、要充分了解和吃透人力資源和社會(huì)保障方面的文件精神，尤其是涉及到公司和個(gè)人利益的，要把文件理解透。我們現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)由于區(qū)域不同，計(jì)算的標(biāo)準(zhǔn)也不盡一樣，一定要把握好平均工資的上下限標(biāo)準(zhǔn)，把握好企業(yè)應(yīng)該負(fù)擔(dān)多少，個(gè)人應(yīng)該負(fù)擔(dān)多少，標(biāo)準(zhǔn)不能弄錯(cuò)。大部份單位的工資、效益獎(jiǎng)勵(lì)、職工福利等都是辦公室或人力資源部負(fù)責(zé)做賬，一定要按照總公司的文件執(zhí)行，不得善自提高或者降低標(biāo)準(zhǔn)。
第三方面：如何做好企業(yè)宣傳。
企業(yè)宣傳是提升企業(yè)形象重要環(huán)節(jié)之一，從不同層面、用不同載體，做好企業(yè)宣傳也是一門很深的學(xué)問。從目前總公司的情況來看，主要用以下平臺(tái)來進(jìn)行企業(yè)宣傳 （一）、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)
通過訪問www.hnxinyada.com網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就能了解到宏基城通公司的基本情況。界面有若干個(gè)節(jié)點(diǎn)，主要有：網(wǎng)站首頁、公司概況、新聞動(dòng)態(tài)、核心業(yè)務(wù)、招投標(biāo)項(xiàng)目、分子公司、企業(yè)文化、招聘英才、合作伙伴、聯(lián)系我們等。通過這些節(jié)點(diǎn)，圖文并茂來宣傳我們的公司、我們的產(chǎn)品、我們的隊(duì)伍、我們的、我們的業(yè)績、我們的發(fā)展等。作為總公司要維護(hù)好、管理好、更新好網(wǎng)站平臺(tái)，及時(shí)上傳國家政策、行業(yè)動(dòng)態(tài)、公司重大活動(dòng)、重要會(huì)議、員工風(fēng)彩等好的新聞素材。作為分子公司要有專人負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的操作，定期查看。及時(shí)捕捉好的新聞?lì)}材，及時(shí)發(fā)出報(bào)道。
（二）、通訊報(bào)道
去年下半年，總公司下發(fā)了京城通發(fā)[2015]30號(hào)關(guān)于各單位設(shè)立兼職通訊報(bào)道員的通知，通知從“具體要求、宣傳報(bào)道程序、獎(jiǎng)勵(lì)”三個(gè)方面對(duì)通訊報(bào)道作了具體的要求，有數(shù)量上的要求，也有質(zhì)量上的要求。從去年10月份開始，總公司從網(wǎng)站發(fā)出報(bào)道56篇，有總公司的報(bào)道，也有分子公司發(fā)來的報(bào)道。從不同層面，不同角度宣傳了企業(yè)文化和企業(yè)精神，對(duì)基層涌現(xiàn)出來的好人好事、工作亮點(diǎn)、工作業(yè)績進(jìn)行了點(diǎn)贊報(bào)道，起到了很好的效果。從文件執(zhí)行上看，差異很大，相比之下，做得比較好的單位有廊坊公司、平頂山公司、石家莊公司、開封公司。但很多單位量的要求未能達(dá)到。每個(gè)月要求二篇通訊報(bào)道，很多單位都沒有做到。有個(gè)別單位可以說一篇都沒有寫，這里我也不點(diǎn)名，心里都是有數(shù)的，根本就是沒有重視，沒有放在心上?？梢缘骄W(wǎng)站上去看一看，查一查，那些單位寫了，那些單位沒有寫，56篇報(bào)道有你單位幾篇，一目了然的事。這是公司下的文件，是**去做的。在這里重申五條：
1、要求各單位辦公室、兼職通訊報(bào)道員，認(rèn)真負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站的日常維護(hù)，注意公司網(wǎng)站的新動(dòng)態(tài)。要求各單位每月提供兩篇可以公開報(bào)道的新聞素材，只少要有一篇在公司網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上發(fā)表，這是任務(wù)。
2、稿件的內(nèi)容主要為：公司組織的重大活動(dòng)和發(fā)生的新聞事件、召開的重要會(huì)議、工作實(shí)踐、員工風(fēng)采、領(lǐng)導(dǎo)視察、工作隨筆、思想感悟等可以公開報(bào)道的內(nèi)容。
3、對(duì)外宣傳要嚴(yán)格遵守宣傳工作的紀(jì)律和要求，既要保證宣傳報(bào)道的真實(shí)性，又要注意相關(guān)信息的保密性。
4、各公司上報(bào)的報(bào)道材料以電子版的形式上傳到總公司辦公室，由總公司甄別篩選后上傳到公司網(wǎng)站。
5、明年初，總公司將按照京城通發(fā)[2015]30號(hào)文件的要求，對(duì)2016年企業(yè)宣傳工作進(jìn)行總結(jié)和表彰。
（三）、宣傳牌板和畫冊(cè)
公司宣傳牌板和宣傳手冊(cè)主要是以牌板和畫冊(cè)的設(shè)計(jì)制作通過上墻或者印刷成精制的畫冊(cè)來宣傳企業(yè)的形象，這也是很重要的一個(gè)宣傳工具[我們考察有些單位都看到這種宣傳形式，有圖板、LOGO墻體、崗位責(zé)任制牌板、宣傳手冊(cè)等]。它的特點(diǎn)就是形象生動(dòng)，立竿見影，我們可以利用這些方法來做一下企業(yè)宣傳，提升公司整體形象。
第四方面：如何規(guī)范書寫文件、紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告。
這應(yīng)該是辦公室文秘的主要工作，有一定的要求，我也是個(gè)外行，也說不好這些。因?yàn)槲姆N的不同，書寫要求不同，形文格式也不同。所以，我們不可能很地來說這一塊，但作為辦公室負(fù)責(zé)人要掌握一些基本要領(lǐng)。
目前，我們公司常用的文種有文件、紀(jì)要、請(qǐng)示或申請(qǐng)、報(bào)告、總結(jié)等。全資和控股公司設(shè)立股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)的還會(huì)涉及到?jīng)Q議、章程、變更等相關(guān)文書資料。通過我們平時(shí)工作上的接觸了解和處理各單位上報(bào)的相關(guān)文書資料來看，文件、文書資料處理比較規(guī)范的單位有：漯河公司、運(yùn)城公司、忻州公司，這三個(gè)公司可以說是標(biāo)準(zhǔn)格式。有文件頭、文件號(hào)、簽發(fā)、標(biāo)題、印章、請(qǐng)示時(shí)間、主題詞、行文部門、校對(duì)打印等文件的要素很齊全。個(gè)別公司上報(bào)的文書資料過于簡(jiǎn)單，請(qǐng)示和報(bào)告不分，主題不明確[直接就二個(gè)字，請(qǐng)示！請(qǐng)示什么，不明確，有的標(biāo)題直接就“請(qǐng)示報(bào)告”，又是請(qǐng)示又是報(bào)告連在一起]、格式不規(guī)范，有些單位對(duì)于上報(bào)的事項(xiàng)主要領(lǐng)導(dǎo)不簽字、不蓋公章就上報(bào)，這都是一些存在的問題，以后在工作當(dāng)中要改正。另外，辦公室主任要多留意公司網(wǎng)站，多留意公司公共郵箱，每天堅(jiān)持看一遍，及時(shí)掌握公司新聞動(dòng)態(tài)。公司隨時(shí)都可能下發(fā)文件、批復(fù)、通知等，要及時(shí)處理和回復(fù)。
因?yàn)樯暾?qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告這樣的文種用得比效多，也容易混淆，在公文處理時(shí)，經(jīng)常能夠看到請(qǐng)示與報(bào)告不分的現(xiàn)象，其實(shí)請(qǐng)示與報(bào)告是兩種性質(zhì)完全不同的文種[在這里我們一起學(xué)習(xí)一下，以后碰到這 樣的文種要特別留心注意]。
關(guān)于“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的含義，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》都有明確的規(guī)定：請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。二者不能混為一談。
請(qǐng)示與報(bào)告都屬于上行文，都具有反映情況、提出建議的功能，但也有其明顯的不同：
1．內(nèi)容要求不同。請(qǐng)示的內(nèi)容要求一文一事；報(bào)告的內(nèi)容可一文一事也可一文多事。
2．側(cè)重點(diǎn)不同。請(qǐng)示屬于請(qǐng)示性公文，側(cè)重于提出司題和請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報(bào)工作，陳述意見或者建議。
3．行文目的不同。請(qǐng)示的目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)某項(xiàng)工作或者解決某個(gè)問題；報(bào)告的目的是讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解下情，掌握情況，便于及時(shí)指導(dǎo)。
4．行文時(shí)間不同。請(qǐng)示**事前行文；報(bào)告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。
5．報(bào)送要求不同。請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位報(bào)其上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)請(qǐng)示內(nèi)容注明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，主報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告可以報(bào)送一個(gè)或多個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。
6．篇幅不同。請(qǐng)示一般都比較簡(jiǎn)短；報(bào)告的內(nèi)容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。
7．標(biāo)題寫作不同。一般來講請(qǐng)示的標(biāo)題中不寫報(bào)告二字，就是x x x關(guān)于x x x x x x的請(qǐng)示；報(bào)告的標(biāo)題中不寫請(qǐng)示二字，就是x x x關(guān)于x x x xx x的報(bào)告。
8．結(jié)束用語不同。請(qǐng)示的結(jié)尾一般用“妥否，請(qǐng)批示”或“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”等形式，請(qǐng)示的結(jié)束用語**明確表明需要上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)的迫切要求；報(bào)告的結(jié)尾多用“特此報(bào)告”等形式，一般不寫需要上級(jí)**予以答復(fù)的詞語。
9．處理結(jié)果不同。請(qǐng)示屬于“辦件”，指上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)請(qǐng)示類公文及時(shí)予以批復(fù)；報(bào)告屬于“閱件”，對(duì)報(bào)告類公文上級(jí)機(jī)關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但也沒必要件件予以答復(fù)。
關(guān)于如何規(guī)范書寫文件、紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告就說這么多，會(huì)后我們將根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》，結(jié)合公司實(shí)際情況，起草下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范公文處理工作的通知》，同時(shí)下發(fā)相關(guān)范本，供各公司參考使用，使公司文件處理達(dá)到規(guī)范和統(tǒng)一。
利用座談會(huì)四十五分鐘的時(shí)間和大家一起學(xué)習(xí)討論辦公室和人力資源工作中的一些具體事務(wù)，由于我接手這一塊工作時(shí)間不長，加上自己的能力有限，平時(shí)工作中可能會(huì)出現(xiàn)一些過錯(cuò)，希望大家能夠批評(píng)指正，提出好的建議。我們辦公室和人力資源的工作是一個(gè)整體，大家共同努力，互相支持，互相幫助，把辦公室和人力資源工作做得更好，讓股東滿意、讓公司領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓基層滿意、讓職工滿意。
謝謝大家！